ערכת מנהלים
לשנה החדשה

אני רוצה לעשות סיכום שנה על התפקיד הניהולי שלי.
התפקיד שלי: [תפקיד]. הצוות שלי: [גודל וסוג הצוות]. הארגון עוסק ב[תחום].
השנה שעברה עליי כללה: [שלושה עד חמישה דברים מרכזיים שקרו].

שאל אותי שאלה אחת בכל פעם, עד שיהיה לך מספיק מידע כדי להבין את התמונה.
בסוף כתוב לי סיכום קצר בשלושה חלקים: מה הוביל אותי קדימה השנה, מה שחק אותי, ומה למדתי על עצמי בתפקיד.
דבר איתי בכנות. אני רוצה תמונה מדויקת ולא מחמאות.

אני רוצה לבדוק לאן הלך הקשב הניהולי שלי בשנה האחרונה.
אלה האנשים בצוות שלי: [שם או תפקיד, ומשפט על כל אחד].
אלה שקיבלו ממני הכי הרבה זמן ותשומת לב: [מי, ולמה].

עזור לי לזהות מי כנראה קיבל ממני פחות מדי השנה, אילו סימנים אצל כל אחד מהם יכולתי לפספס, ובאיזו שאלה אחת כדאי לפתוח איתו שיחה בתחילת השנה.
אם משהו בתמונה שתיארתי נראה לך מדאיג, אמור לי את זה במפורש.

יש שיחה אחת שאני דוחה כבר הרבה זמן: [במה מדובר ועם מי].
דחיתי אותה כי [הסיבה האמיתית, גם אם היא לא מחמיאה לי].

עזור לי להבין מה כבר עלתה לי הדחייה הזו עד היום, מה צפוי לקרות אם אדחה אותה עוד רבעון, ואיזה הסבר עוזר לי להצדיק את הדחייה בפני עצמי.
בסוף נסח לי משפט פתיחה אחד לשיחה, בשפה פשוטה שנשמעת כמוני.

אני רוצה להיכנס לשנה הקרובה עם מיקוד, ולא עם רשימת משאלות שתישכח בנובמבר.
אלה הדברים שהייתי רוצה שיהיו שונים אצלי בניהול השנה: [הכול, בלי סדר ובלי לסנן].

עזור לי לצמצם את זה לשלוש החלטות בלבד שבאמת ישנו לי את השנה.
לכל אחת נסח: מה משתנה בפועל ביומיום, מה הצעד הראשון בשבועיים הקרובים, ואיך אדע בעוד שלושה חודשים שזה קורה באמת.
אמור לי איזו מהשלוש הכי קשה לביצוע עבורי ולמה.

אני רוצה לחשוב על המשמעות בעבודה שלי ולא רק על העמידה ביעדים.
אלה הרגעים שנתנו לי השנה תחושה שהעבודה שלי חשובה: [רגעים, אנשים או מהלכים].
זה מה שרוקן אותי: [מה].

עזור לי לזהות מה מחבר בין הרגעים המשמעותיים, ומה אפשר לעשות כדי שיהיו יותר כאלה בשנה הקרובה, בתוך המציאות והאילוצים שיש לי היום.
הצע לי שני שינויים קטנים שאפשר להתחיל בהם כבר החודש.

יש לי שיחה חשובה עם [עובד/ת, מנהל/ת, קולגה] בנושא [תיאור קצר של המצב].
המטרה שלי בשיחה היא [מה חשוב שיקרה בסוף].
הדבר שהכי מטריד אותי הוא [חשש, רגישות או סיכון].

עזור לי להתכונן לשיחה הזו מהעמדה הניהולית שלי.
לפני שאתה מציע ניסוח, שאל אותי 5 שאלות שיעזרו לך להבין את ההקשר.

לאחר מכן עזור לי לבנות:
1. פתיחה ברורה ולא מתגוננת.
2. שלושה מסרים שחשוב לי להעביר.
3. שאלות שיעזרו לי להבין את הצד השני.
4. תגובות אפשריות של הצד השני ואיך נכון להגיב להן.
5. דרך לסיים את השיחה עם ציפיות והמשך ברורים.

שים לב להפריד בין עובדות, פרשנות ורגשות.
אל תכתוב לי נאום. עזור לי להתכונן לשיחה אמיתית.

עליי לתת משוב ל[אדם/תפקיד] לגבי [הנושא].
אלה העובדות שראיתי בפועל: [עובדות ודוגמאות].
ההשפעה של ההתנהגות או התוצאה היא: [השפעה על צוות, לקוח, ביצועים וכו'].
מה שאני רוצה לראות אחרת בהמשך: [השינוי הרצוי].

עזור לי לבדוק קודם האם יש בדברים שלי ערבוב בין עובדות לפרשנות או שיפוט.
הצבע על ניסוחים שעלולים לגרום לצד השני להיכנס למגננה.

לאחר מכן הצע מבנה קצר לשיחה שכולל:
1. פתיחה.
2. תיאור עובדתי.
3. ההשפעה.
4. שאלה לצד השני.
5. ציפייה ברורה להמשך.
6. דרך לבדוק שהמסר הובן.

השפה צריכה להיות ישירה, מכבדת ולא מרוככת עד כדי אובדן המסר.

יש לי התלבטות לגבי החלטה ניהולית: [תיאור ההחלטה].

האפשרויות שאני רואה כרגע הן:
א. [אפשרות]
ב. [אפשרות]
ג. [אם קיימת]

הנתונים שיש לי: [מידע].
מי שיושפע מההחלטה: [אנשים, צוותים, לקוחות].
המגבלות שלי: [זמן, תקציב, מדיניות, משאבים].

אל תחליט במקומי.
עזור לי לבנות מסגרת החלטה שכוללת:
1. הקריטריונים שעל פיהם כדאי להחליט.
2. מה חסר לי לדעת.
3. הסיכונים והמחירים בכל חלופה.
4. הנחות שנשענתי עליהן בלי לבדוק.
5. נקודת המבט של כל אחד מהצדדים המושפעים.
6. השאלה האחת שחובה לענות עליה לפני ההחלטה.

בסוף, הצג לי טבלת השוואה קצרה, אבל אל תבחר עבורי.

בקרוב אציג, אבקש או אוביל [מהלך] מול [אדם/צוות/הנהלה], וההערכה שלי היא שתהיה התנגדות סביב [הנושא].
זו העמדה שלי: [העמדה].
אלה הסיבות שלהערכתי יעוררו התנגדות: [הסיבות].

היכנס לנקודת המבט של הצד השני ועזור לי להבין:
1. ממה הם באמת עשויים לחשוש.
2. מה הם עלולים להרגיש שהם מאבדים.
3. אילו טענות לגיטימיות יש להם שאולי לא קיבלו ממני מספיק מקום.
4. אילו שאלות קשות הם עשויים לשאול אותי.
5. איפה הטיעון שלי חלש.

לאחר מכן עזור לי לבנות תגובות שאינן מתגוננות ושומרות גם על הקשר וגם על המטרה.
אל תציע לי "לשכנע" בכל מחיר.

יש קונפליקט בין [צד א'] לבין [צד ב'] סביב [הנושא].
זו נקודת המבט של צד א' כפי שהבנתי אותה כרגע: [תיאור].
וזו נקודת המבט של צד ב' כפי שהבנתי אותה: [תיאור].
ההשפעה על העבודה או הצוות היא: [השפעה].

עזור לי להתכונן לשיחה מתוך עמדה ניהולית ניטרלית ככל האפשר.
אני רוצה שתעזור לי לזהות:
1. אילו עובדות ידועות ואילו הן פרשנות.
2. אילו אינטרסים או צרכים מסתתרים מתחת לעמדות של כל צד.
3. האם אני כבר נוטה לצד מסוים בלי לשים לב.
4. מה יכול להיות החלק שלי בתפקיד ביצירת המצב או בהמשכו.
5. אילו שאלות כדאי לשאול כל צד לפני שאני מציעה פתרון.
6. מה צריך להיות מוסכם בסוף השיחה כדי שנוכל להתקדם.

אל תנסה לקבוע מי צודק.
המטרה היא לעזור לי לראות את המערכת ולהוביל שיחה שמחזירה אחריות ויכולת לעבוד יחד.